【会社設立・移転の事務機器】業務をスムーズに行うアイテムは?

【会社設立・移転の事務機器】業務をスムーズに行うアイテムは?

事務機器

会社設立・会社移転に必要な事務機器

 

事務機器

 

こちらの記事では、会社の設立・移設時に必要となる“比較的小さな備品”を、「事務用品・事務機器」としてまとめています。

パソコン、サーバー、コピー機・複合機、レーザープリンター、ビジネスホン、ホワイトボード、プロジェクター、シュレッダーなど、大型の事務機器・事務用品については「OA機器」として、以下のページにまとめてあります。

 

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OA機器

【会社設立・事務所移転のOA機器】事務機器の種類と導入方法

会社の設立時や会社を移転する時に必要なOA機器には、どのような種類があるのでしょうか?現在、主流のOA機器を中心に、機能や導入方法などを紹介します。
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1、業務用デスク/テーブル

仕事をするうえで欠かせないものと言えば、業務用のデスクです。ポピュラーなタイプから近年人気が高いタイプまで、幾つかのタイプをピックアップして紹介します。また、あわせて来賓用のテーブルについても紹介します。

(1)定番のスチールデスク

 

スチールデスク

出典:オカムラ

 

一般的な業務用デスクとしては、上記のようなスチールデスクをおすすめします。概ね、高さ700mm✕奥行き600~800mmが業務用としてラインアップされており、広さはデスクトップ型PCを置いた業務にも問題なく対応可能です。

なお、収納部のキャビネットがデスク本体と一体になったモデルや分離されたモデルが発売されていますので、用途に合わせて選択してください。

  • 用途:主にスタッフの社内デスクとして
  • 導入の目安台数:社内スタッフの人数分
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(2)昇降デスク・スタンディングデスク(外勤者・出張者専用)

 

スタンディングデスク

出典:FLEXISPOT

 

腰痛軽減や心臓病のリスク、糖尿病、肥満などを抑制する目的として、椅子のないタイプの業務用デスクを導入している企業もあります。

電源やガス圧によって高さを自由に変えることができ、自由に誰でも使用できることが特徴です。そのため、社内スタッフ用としてはもちろん、出張者用の一時的なデスク、フリーアドレス用、会議卓など幅広い方法で使用することが可能です。

また、設置面積を多く必要としないため、限られたスペースでデスクを設置する際にもおすすめです。

  • 用途:主に社内スタッフや外勤、出張者用のデスクとして
  • 導入台数の目安:社内スタッフの人数分あるいはフリーアドレス用など
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(3)会議卓(ミーティングデスク)

 

会議卓

出典:オカムラ

 

会議室などに設置する会議卓(ミーティングデスク)は、会議室の規模や使用人数によって、最適なサイズを選びましょう。プロジェクト用途などでは6人程度の大きさ、大型会議室用では12名以上など、様々な大きさの会議卓が販売されています。

また、小型の会議卓を連結して使用することも可能です。

メーカーや製品にもよりますが、多くはデスク中心部にノートPCを接続できるように電源スポットが用意されていたり、プロジェクターが設置できるようになっています。

  • 用途:会議室用のデスク
  • 導入目安台数:会議室に一台
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(4)応接室用テーブル

 

応接室用テーブル

出典:オカムラ

 

ゲストルームなどの来客用の机は、テーブルに近いタイプを選ぶと、ソファなどとの組み合わせも容易です。デザイン性やオフィスの雰囲気を考慮して選べば問題ないでしょう。

  • 用途:来客用(ゲストルーム)
  • 導入目安台数:1台
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

2、オフィスチェア/ソファー

続いては、先ほど紹介したデスクやテーブルと組み合わせることができる業務用の椅子やソファーを紹介します。

最近では、ゲーミングチェアなどのニッチな製品もオフィス向けに販売されるなど、オフィスや職種の多様化に合わせ、オフィス家具も飛躍的に進化しています。

(1)業務用チェア

 

業務用チェア

出典:コクヨ

 

業務用チェアは、定番のスチールデスクや会議卓などに組み合わせられ、幅広い用途で使用できます。スタッフの業務効率を落とさないためにも、座椅子部の高さを昇降できるタイプが良いでしょう。

また、背もたれ部の高さや角度を変更出来たり、役職等に応じてアームレストを追加できるなど、様々なタイプがあります(一般社員はアームレストなし、マネージャ以上でアームレスト付きなど)。

  • 用途:社内スタッフ用
  • 導入目安台数:社内スタッフの人数分
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(2)ゲーミングチェア

Garage(ガラージ) YESG | X FOCUS クロスフォーカスチェア ゲーミングチェア オフィスチェア アジャスト肘 幅700×奥行765×高さ1210〜1305mm

出典:ITOKI(X FOCUS CHAIR)

 

元々はプロゲーマー用として開発され、一気に普及したゲーミングチェアですが、長時間座っていても疲れない人間工学に基づいたデザインや耐久性などが評価され、近年ではオフィス用として導入する企業も増えています。

特に、長時間、デスクに向かって作業をするSE職などでは重宝されるタイプの業務用チェアです。

ゲーミングチェア専門のメーカーから発売されている椅子は、一見すると派手なカラーリングのものが多くオフィスの雰囲気に合わせづらいデメリットがありましたが、最近では「ITOKI」などのオフィスメーカーも、ゲーミングチェアを出しており、オフィスの雰囲気に合ったものを選べるようになっています。

  • 用途:社内スタッフ用として
  • 導入目安台数:社内スタッフ分(SEなど専門職の人数分)
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(3)ソファセット(応接ソファ)

 

応接ソファ

出典:ファビュリー

 

応接室・ゲストルーム用のソファーとしては、上記の写真のようなタイプが良いでしょう。一人掛け用から三人掛け用などがありますが、一般的な組み合わせとしては三人掛け1脚、一人掛け2脚などが好まれています。

予備として一人掛けを多く準備しておくと、突然の来客人数増にも対応できるため便利です。

  • 用途:来客専用
  • 導入目安台数:三人掛け✕1脚、一人掛け✕2脚など
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

3、セキュリティ関連

情報管理が厳しくなっている近年、オフィスに欠かせないものの一つとして、セキュリティシステムが挙げられます。

ここでは、ドアノブの施錠から社内の金庫などを紹介します。

(1)入退室管理システム(入場セキュリティ)

 

入退室管理システム

出典:Akerun

 

入退場管理システムは、現在のオフィス環境では必須のシステムです。社員証(ICカード)などで認証させ、ドアの開閉から入退場履歴の管理までを行えるタイプから暗証番号で開錠するタイプまでと、様々な入退場システムがあります。

社内の人事システムと紐づけるタイプの入退場システムは、社員証(ICカード)内の特定領域に番号を付与するなどの処置が必要であったり、専用のICカードが必要であったりと、システム構築に費用が掛かります。

一方、簡易的に暗証番号で開錠するだけであれば、外付けなどの商品で対応できる場合もあります。

予算やセキュリティレベルに応じて使い分けると良いでしょう。

  • 用途:オフィスのドアごと
  • 導入目安台数:ドアの枚数分
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(2)金庫

 

金庫

出典:ダイヤセーフ

 

アナログな方法ですが、電子媒体以外の物品保存・機密書類保存には金庫が最適です。

開錠には暗証番号を入力するタイプから、指紋認証方式、ICカード認証方式までさまざまなタイプの金庫があります。また、製品によって耐火性能や対破壊性能(防盗性能)の違いもあります。

保存する物品によって選ぶと良いでしょう。

  • 用途:物品保存・防盗用
  • 導入目安台数:必要に応じて複数台
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

4、オフィスインテリア

オフィスの雰囲気づくりに欠かせないものと言えば、オフィスインテリアです。

こちらの項目では、機器だけでなくオフィスに必要なインテリアとして、マガジンラックや傘立てなど、実用的なものを中心に紹介します。

(1)マガジンラック(カタログスタンド)

 

マガジンラック

 

雑誌や自社のパンフレットを展示・保管する用途として、マガジンラックやカタログスタンドを準備しておくと便利です。

大型のマガジンラックは高さが1000mm~1800mmと少し圧迫感がありますが、小型のラックであれば高さを500mm~600mm程度に抑えることができます。小型ラックを複数台使用することで、簡易的なパーテーションとして使用することも可能です。

  • 用途:雑誌やカタログ、パンフレットの展示や保管
  • 導入目安台数:必要台数分
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(2)デジタルサイネージ

 

デジタルサイネージ

出典:PLUS

 

オフィスの軒先など、来客用としてデジタルサイネージを設置している企業が増えています。自社の広告を映し出せるだけでなく、起業案内やフロア案内などの用途でも使用することが可能です。

一般的なサイズは液晶部が40インチ程度となっており、動画や画像を再生するメディアプレイヤー自体は内蔵されていることがほとんどです。

そのため、表示させたい映像や画像データをUSBメモリなどに保存してサイネージに接続することで、簡単に表示させることができます。

  • 用途:オフィス軒先での広告表示、社内案内などの用途
  • 導入目安台数:1台~複数台
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(3)バーチャルアクアリウム

 

バーチャルアクアリウム

出典:アクアリンク

 

オフィスのエントランスやロビーなどにインテリアとして熱帯魚を展示している企業があります。

最近では大手リース会社が熱帯魚の水槽だけでなく、水草等を全てセットにしたメンテナンス付きのレンタルシステムなどもプランとして打ち出しています。

また、水質管理などの維持費を抑えるために、バーチャルアクアリウムなども人気があります。こちらはデジタルサイネージと同じく、壁に液晶ディスプレイを埋め込み、熱帯魚を映し出すシステムです。

アロマなどと組み合わせて展示することができ、企業イメージの向上を担っています。

  • 用途:来客用
  • 導入目安台数:1台など
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(4)傘立て

 

傘たて

出典:テラモト

 

こちらは事務機器ではありませんが、オフィスには欠かせないアイテムとして紹介します。

オフィスでの傘立ては、複数人で使用するため、ある程度の本数の傘を収納できるタイプが良いでしょう。来客用であれば鍵付きの傘立てなども便利です。

  • 用途:傘立て
  • 導入目安台数:1台
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(5)マット

こちらも事務機器ではありませんが、オフィス内の衛生管理に必要なものとして紹介します。

オフィス用のマットは様々なタイプがありますが、基本的にはすぐに交換・洗浄(クリーニング)が可能なものを選ぶと良いでしょう。オフィス玄関口のエントランスマットと、オフィス内のフロアマットは掃除方法や汚れる頻度も異なるため、用途に分けて選びましょう。

なお、エントランスマットに自社のロゴを入れられるサービスもあります。

  • 用途:マット
  • 導入目安台数:フロア面積による
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(6)消毒液スタンド

 

消毒液スタンド

出典:生興

 

近年は特に、オフィスの入り口などに感染症対策用の消毒スタンドを設置する企業が増えています。

衛生的に使用できる「足踏み式」などもあるため、使用する人数や頻度などで検討すると良いでしょう。

  • 用途:感染症対策用
  • 導入目安台数:入口ごとに
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

5、事務用品

オフィスでの仕事を円滑にするために、事務用品は不可欠です。ここでは出退勤のタイムレコーダーや、あると便利なヘッドセットまで紹介します。

(1)タイムレコーダー(勤怠管理システム)

 

タイムレコーダー

出典:SEIKO

 

出退勤カードの打刻システムとして、タイムレコーダーがあると便利です。メーカーや価格帯で性能はピンキリで、用紙に直接打刻するタイプのレコーダーや、ICカードで時間を管理するものまで様々なレコーダーがあります。

  • 用途:出退勤管理
  • 導入目安台数:1台
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(2)ラベルプリンター

 

「テプラ」SR5900P

出典:KING JIM(テプラ)

 

ファイルやバインダーなどで書類管理をする際に、ラベルプリンターがあると便利です。簡単な文字作成ソフトでラベルテープを作成することができ、業務用プリンターなどを使用してラベルを作成するより簡単です。

  • 用途:ファイル・バインダーの管理
  • 導入目安台数:1台
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(3)ラミネーター

 

ラミネーター

出典:アイリスオーヤマ

 

プリンターで出力した用紙をポスターとして長期的に掲示したり、耐水性を高めたい場合は、ラミネーターを用いることで解決します。用紙自体を透明フィルムでラッピングできるため、摩擦や水などに強い印刷物を自社で簡単に作れます。

一般的なラミネーターはA3用紙まで対応しているため、業務用プリンターで出力したほとんどの用紙に対応します。

  • 用途:用紙の長期保存
  • 導入目安台数:1台
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(4)テレワーク用などのヘッドセット

 

ヘッドセット

出典:ロジクール

 

テレワーク・リモートワーク用として、いくつかヘッドセットの用意があると便利です。

最新のパソコンでは、マイクとイヤホンは内蔵されているパターンが多いですが、使用する環境によってはヘッドホンなどの装置が必要となります。

また、テレワーク・リモートワークの期間が終わった後でも、パソコンを介したミーティングなどに使用することができます。

  • 用途:リモートワークなどの会議用途として
  • 導入目安台数:必要なスタッフ分
  • 導入方法:「買い取り」など

事務用品・事務はどのように導入するべきか?

一般的に、会社内で使用する事務機器は、大型で高額な製品は「リース」や「レンタル」、小型で少額の製品は買い取り(購入)が多いでしょう。

また、購入の際はポイントが還元がされる法人クレジットカードの利用をおすすめします。

たとえば、NTTファイナンスBizカードであれば、レギュラーカードの年会費無料、ポイント還元率1%、経費処理を簡単にするWEB明細編集サービスなど、コストを掛けずにビジネスをサポートしてくれます。

その他の特典・サービスなどは以下のページでご確認下さい。

 

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購入に限らず、リースやレンタルを希望する場合、OA機器を扱う販売店によっては、オフィスのトータルコーディネートを得意としており、大型の機器から小物まで全てを扱ってくれることもあります。

しかし、全ての販売店がトータルコーディネートに長けているわけではないため、1社から見積もりを取得して申し込むのではなく、必ず複数社から相見積もりを取り、提案力や提案された機器のスペック・価格などを比較・検討してみましょう。

「起業・設立の忙しい時期に色々な販売店に声をかけて見積もりを取るのは忙しくて無理だ」と感じる方もいるかもしれませんが、そのような場合は一括見積もりのサイトの利用などをお勧めします。

まとめ

今回の記事では『会社設立・会社移転に必要な事務機器』を中心にお伝えしました。

会社の設立時や移転時には、様々な事務機器や事務用品が必要ですが、どれも業務を円滑に行うためには欠かすことのできない必須アイテムです。

最後に、今回の記事の内容を簡単にまとめます。

  • 業務用デスクは定番のスチールデスクだけでなく、健康管理の観点から昇降デスクなども人気がある
  • 業務用の椅子としてゲーミングチェアなどの導入を進めている企業もある
  • セキュリティ関連は、入退場の管理システムと金庫が重要
  • どちらも、ICカード認証タイプや指紋認証方式、暗証番号方式など様々な開錠タイプがある
  • オフィスインテリアは企業の雰囲気を左右するアイテム
  • 事務用品として出退勤システムなどは揃えておくと便利
  • 最近は、感染症対策やテレワーク・リモートワーク用のアイテムも需要が高い