【会社設立時のコピー機・複合機の選び方】選定ポイント&おすすめメーカーは?

【会社設立時のコピー機・複合機の選び方】選定ポイント&おすすめメーカーは?

OA機器

会社設立時のコピー機・複合機の選び方

 

業務用コピー機

 

会社設立や開業のタイミングで用意しておきたい機器の一つが「コピー機・複合機」です。

どのような業務を行うにしても欠かせないモノの一つですが、様々なOA機器の中でも最も選び方が難しい機器で、機能・性能、価格など、チェックしておきたいポイントが数多くあります。

それゆえに、導入が難しい機器とも言われており、特に会社設立・開業時などは、どれくらいのスペックが必要なのか?などの目安が分からないケースも多いでしょう。

今回の記事では、コピー機を選定する時の4つのポイントを中心に「コピー機にはどのような機能があるのか」「性能と使用人数の目安」などをお伝えします。

また、記事の後半には、オススメの複合機メーカー3社についても紹介します。

1.印刷物のサイズで複合機を選ぶ

 

用紙

はじめに、導入したいコピー機の「用紙サイズ」を検討しましょう。

A3サイズの用紙を印刷する場合は、大型のコピー機を選び、小さいA4サイズまでの印刷で問題ない場合は、コンパクトなA4コピー機を選びましょう。

まずは、A3とA4のコピー機の特徴について解説します。

A3コピー機の特徴

コンビニやオフィスに置いてある大型のコピー機がA3機です。

本体サイズが大きいものの、対応する用紙サイズがA3サイズまでと幅広く、機能・性能面、保守面(サポート面)などで優れた機器です。

一方、高性能がゆえに本体価格は非常に高く、概ね100万円~200万円以上となっています。

そのため、オフィスにA3機を導入する場合、基本的には(後述の)「リース契約」や「レンタル契約」での導入が一般的となっています。

また、リース契約時の注意点として、本体のリース料金以外に、カウンターチャージ料金(カウンター料金)と呼ばれるものが必要です。

これは、トナーと呼ばれる消耗品と保守料金を「印刷1枚あたり〇円」として計算する方法で、請求時には「月額の基本料金(リース料金)+カウンター料金(消耗品代)」が請求されます。

印刷が少なければ安くなり、印刷が多ければ高くなるという仕組みです。

A4コピー機の特徴

病院やレンタルショップ等のカウンターに置かれている小型のコピー機がA4機です。

主に、プリンター用途、FAX用途で使用されることが多く、機能・性能は大型のA3機と比べると限定的です。

一方、コスト面ではリーズナブルな設定となっており、本体価格は数万円から十数万円程度で済みます。本体価格が安いため、「購入」もしくは「レンタル」で導入するケースがほとんどです。

また、インク(トナー)も本体と同様に購入するか、レンタルの場合は月額のレンタル料金内で印刷し放題など、プランのパターンが多くなっています。

2.機能でコピー機・複合機を選ぶ

 

ADF

 

使用する用紙のサイズが決まったら、次に「機能・性能面」で機器を絞り込んでいきましょう。

A3機、A4機ともに、機種によって機能・性能が異なっており、同じメーカーの同じ見た目の機器でも、細かな違いが設けられています。ここでは、代表的な機能とあわせて、性能について解説します。

コピー機能

複写機能を指します。1枚の原稿を複数枚作成する際に必要な機能です。コピー機能で見ておきたい点は、以下の3点です。

 

  1. 読み取り部:ADF(自動原稿送り機能)やRADF(自動両面原稿送り装置)などと呼ばれる装置が付いているか?は確認した方が良いでしょう。大量の資料を連続コピーする場合、ADFやRADFがないと、非常に時間が掛かります。
  2. 読み取り速度:RADF(自動両面原稿送り装置)が高性能な場合、原稿の表と裏面を1パスで同時に読み取る「両面同時読み込み」が可能です。こちらも両面印刷された大量の資料をコピーする際に作業効率を上げてくれる機能です。
  3. コピーの印刷速度:コピー機能によって読み取った原稿を複写して排紙する際の速度です。基本的にはプリンター部分の速度と同じため、プリント機能の速度が速い機種の場合は、コピーの速度も速い傾向にあります。

スキャン機能

スキャナで読み取った原稿を、印刷せずにデーター化する機能です。一般的には、以下のような機能があります。

 

  1. スキャン to Eメール:自動的にEメールソフトウェアを起動し、スキャンしたデータが新しいメッセージに添付される機能です。宛先のメールアドレスとメール本文を入力して送信するだけなので、メールに画像を添付する手間が省けます。
  2. スキャン to ファイル:コピー機本体でスキャンした原稿を、自分のパソコンのフォルダーに自動で保存します。書類の電子化や情報の共有をシンプルな操作で簡単に行えます。
  3. スキャン to FTP:コピー機本体でスキャンした原稿を、指定したFTP(File Transfer Protocol)サーバーに、直接転送して保存します。ネットワーク上のパソコンからFTPサーバーにアクセスすることで、スキャンしたデーターをいつでも共有できます。また、カラー原稿をスキャンしてPDF化したファイルなど、Eメール送信できない大容量データの共有に最適です。
  4. スキャン to USB:スキャンしたデータをUSBメモリーに直接保存できるので、パソコンを介さずにデータを持ち運びたい時に便利です。

プリント機能

パソコンなどのデーターを印刷した際やコピー時の印刷速度は、プリント部の性能(速度)に依存します。

メーカーのカタログやサイト上では、印刷速度を「ppm(print per minutes)」と表記していることが多く、ppm=1分間に印刷可能な枚数を表しています。

一般的には大型のA3コピー機は20ppm以上の20枚機~70枚機、小型のA4コピー機は20ppm以上の20枚機~30枚機が主流となっています。

こちらでは、印刷速度と対応する想定使用人数について簡単に紹介します。

 

  • 20枚機:一般的な小型A4機で多いタイプが20枚機です。こちらは、個人用途や小規模なオフィスのプリンター兼FAX機として使用可能で、想定使用人数は1人~5人程度です。一方、大型のA3機でも20枚機はありますが、こちらは5人以上での使用となると、印刷速度にやや不満が出る可能性があります。想定使用人数としては、1人~10人程度でしょう。
  • 30枚機:小型A4としてはハイスペックな機器です。大量印刷や大量コピーを行う個人事務所や店舗に向いており、小規模オフィスでの想定使用人数は10人~20人程度です。また、大型のA3機としてはミドルスペック帯の速度で、10人~30人程度でも使用可能ですが、1回/人あたりの印刷枚数が100枚などと多い場合は、やや不満が出る可能性もあります。
  • 40枚機:A3機のミドルスペック帯の機器で、20人~50人程度での使用に向いています。1回/人あたりの印刷枚数がよほど多くない限り、ほとんどの場合で問題がない速度です。
  • 50枚機~:A3機ではハイスペック帯に位置する機器です。1分間で50枚以上の印刷が可能なため、50人以上の大規模オフィスでも、1台あれば問題ないでしょう。規模の大きい企業では、センターマシンとして50枚機を1台、サブマシンとしてプリンターを複数台配置していることもあります。

FAX機能

一般的なFAX機能です。

近年は、FAXを使用しない環境向けにFAX機能自体を追加オプションとしているコピー機があります(この場合、オプションとして追加しないとFAXは使えません)。

また、複合機のFAXは家庭用のFAX(ロール紙タイプ)とは異なり、基本的にA4用紙での出力で、モノクロ印刷となっています(一部特殊なFAX規格ではカラーFAXにも対応しています)。

フィニッシャー機能(ホチキス・パンチ・製本)

主にA3コピー機のサイドに装着可能な拡張装置をフィニッシャーと呼びます。

印刷された用紙を自動でホチキス留めしたい場合や製本印刷したい場合は、フィニッシャー対応の機器を選定する必要があります。

3.カラー印刷?モノクロ印刷?印刷物でコピー機を選ぶ

 

カラー

 

資料を印刷する際に、カラー印刷をするか・しないかで選定する機種が変わります。こちらでは、カラー機とモノクロ機、それぞれのメリットとデメリットを解説します。

カラー機のメリット・デメリット

作成した資料をそのまま顧客向けの営業資料などとして使用することが可能です。

多くのコピー機がカラー機として発売されており、豊富なラインアップから選定可能な点は大きなメリットです。特に、A3機を扱っている印刷機メーカーは多く、細かな性能まで加味すると、かなりのラインアップの中から最適な機種を選ぶことが可能です(そのため、選ぶことが難しいとも言えますが)。

一方、カラー印刷はモノクロ印刷よりも、カウンターチャージ料金(カウンター料金)が高額なので、不要なカラー印刷を行ってしまう等、モノクロ機と比較してランニングコストが高くなってしまう点は、カラー機ならではのデメリットです。

モノクロ機のメリット・デメリット

カラー機に比べて、ランニングコストが圧倒的に安い点がモノクロ機のメリットです。図面印刷など、モノクロ印刷しか行わない場合は、モノクロ機で十分でしょう。

ただし、機器のラインアップ自体は、カラー機よりも少ないため、機器を選定する際は注意が必要です。

4.導入方法で選ぶ

 

レンタルとリース

 

最後に、業務用コピー機の導入方法について説明します。

OA機器を導入する際は、リース契約によって機器を導入することが一般的ですが、設立間もない会社の場合は、リース契約前の「審査」に通らない場合があります。

ここでは、リースをはじめとした契約について簡単に説明します。

リース契約

好きな機器を自由に選定できるため、長期間利用する場合は「リース契約」での導入がおすすめです。一般的にはリース契約前に「審査」があり、審査に通ることで契約を結ぶことができます。

また、契約期間内に途中解約することはできないので、あらかじめ注意が必要です。

レンタル契約

レンタル会社の保有するラインアップから、自社の希望に合った機器を選びます。比較的短期間での利用が可能なため、リース審査が通るようになるまで、繁忙期のみ、など様々な使い方ができます。

購入

本体価格が安いA4機は、ほとんどの場合が「購入」もしくは「レンタル」での導入となります。

 

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コピー機・複合機のおすすめメーカー

 

富士フィルム

出典:富士フイルムビジネスイノベーション

 

コピー機・複合機を導入する際に、候補として入れておきたいオススメのメーカーを3社に絞って紹介します。

富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス)

機能面やラインアップ数で選ぶなら、旧富士ゼロックスの「Apeos(アペオスシリーズ)」がおすすめです。富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス)は、保守対応なども優れているため、中小~大企業まで数多くの企業で使用されています。

ただし、コスト面(本体価格)は、他メーカーと比べてやや高めです。

京セラ

本体価格とランニングコストで選ぶなら、京セラの「TASKalfaシリーズ」がおすすめです。

富士フイルムBI(旧富士ゼロックス)に比べると、40枚機周辺でのラインアップが多く、価格も安めに設定されています。また、ランニングコストも3大メーカーと言われる富士フィルム、リコー、キヤノンに比べると、安く設定されているので、コスト重視の企業に向いています。

OKI(沖電気工業)

限られた予算で導入する場合やリースに頼らず「購入」したい場合は、OKI製の「COREFIDO」がおすすめです。プリンターを元にして作られた複合機なため、安価でコンパクトという特徴を持ちます。

ただし、性能面では富士フイルムや京セラと比べると物足りなさがあるため、スタートアップ企業や個人事務所などでの使用に向いています。

まとめ

今回の記事では「会社設立時のコピー機・複合機の選び方」と題して、コピー機選定時のポイントを4つ紹介しました。以下、簡単にまとめます。

  • はじめに、A3機か?A4機か?を決める
  • 次に必要な機能・性能で機種を選ぶ
  • 一般的なコピー機の機能は「コピー」「スキャン」「プリント」「FAX」の4つで、機種によっては拡張機能として「フィニッシャー」を追加できる
  • カラーを印刷するのか、モノクロの印刷だけで良いのか?を検討する
  • 「リース」や「レンタル」などの導入方法を検討する
  • メーカーでは品質&保守重視なら富士フイルム、価格重視なら京セラ
  • スタートアップ企業が「購入」するならOKIがおすすめ