【会社設立】業務用コピー機・複合機を導入する際の3つのポイント

【会社設立】業務用コピー機・複合機を導入する際の3つのポイント

OA機器

会社設立時のコピー機・複合機の導入手段

 

業務用複合機

 

会社を新規で設立した際に、どのような業種であれコピー機・複合機の導入は欠かせません。しかし、コピー機・複合機はメーカーや機種、機能が多く、導入方法や選び方、保守サービスについて、分からないことも多いのではないでしょうか。

今回の記事では、コピー機・複合機を初めて導入する際に、知っておきたいポイントを3つご紹介します。

【導入方法】リース・レンタル・購入の3種類から選べる

 

選択

 

コピー機を導入する際の主な手段として、リース、レンタル、購入の3種類があります。

リースは長期的な契約(3~7年)で、原則としてリース期間中の途中解約は不可となっています。また、リースは契約前の『審査』に通らなければならず、設立したばかりの企業などでは、審査に通りにくい場合もあります。

一方のレンタルは、短期間(数ヶ月~)の契約となっています。リース契約と比べて、月々のレンタル料金はやや高くなる傾向にありますが、途中解約が可能、リースのような審査が不要など、レンタルならではのメリットがあります。

このように、リースは長期的に必要な場合において、レンタルは必要な時に必要な期間だけ借りるケースにおいて、最適な導入方法です。

なお、購入に関しては、基本的に中古のコピー機・複合機を導入する時以外は使われない手段です。

保守のことを考慮すると、主にリースとレンタルの2択になるので、以下でリースとレンタルの違いをチェックしておきましょう。

 

▼OA機器のリースとレンタルの違い

リース契約 レンタル契約
1,契約する相手 ユーザーと「リース会社」の間で、賃貸借契約を結ぶ ユーザーと「販売店」または「レンタル会社」の間で、賃貸借契約を結ぶ
2,機器選択の自由度 ユーザーが欲しい機器を自由に選ぶことが可能 販売店またはレンタル会社の在庫から選ばなくてはならない
3,機器の状態 基本的に新品
※稀にリースでも中古等の場合がある
基本的に中古
※レンタル会社の在庫から選択するため
4,機種の所有権 リース会社が所有権を持つ 販売店またはレンタル会社が所有権を持つ
5,中途解約の可否 原則不可
※解約料とリース残支払で「可」の場合あり
可能
※ただし、解約料が必要な場合が多い
6,ユーザーが支払う料金 選択した機器の価格+リース料率+カウンター料金(カウンター料金は複合機の場合に必要) 月額レンタル料金
※レンタル会社によっては月額レンタル料金+カウンター料金(カウンター料金は複合機の場合に必要)
7,保守 別途、保守契約を締結 レンタル会社に保守義務があるため、 ユーザーは別途の保守契約を必要としない
8,契約期間満了後の対応 返還または再リース 返還またはレンタル期間の延長

【使用頻度と機能】コピー機の基本について

 

基本機能

 

オフィスに適するコピー機・複合機を選ぶ際に、どれくらい使用するのか?=「頻度」とコピー機自体が持つ「機能」の確認が大切です。

それぞれについて解説します。

まず、1つ目の「頻度」ですが、自社の使用頻度にマッチするコピー機を選ぶことが重要です。

例えば、大量印刷を行うオフィスで、印刷速度の遅いコピー機を選んでしまうと「待ち時間」が生じ、業務に支障をきたしてしまいます。また、コピー機を常にフル稼働させることになり、故障が増えるなどの懸念も生じます。

一般的には「毎月の印刷枚数」をベースにコピー機・複合機を選びますが、設立したばかりの会社では、どれくらいの印刷を行うか?が把握できないこともあるので、「使用する人数」をベースとして、最適なコピー機・複合機の目安をお伝えします。

 

▼コピー機・複合機の印刷速度と使用者数の目安

印刷枚数/分 使用人数の目安
20枚機(20ppm以上) 1人~10人程度のSOHOなど
30枚機(30ppm以上) 10人~30人程度の中小企業
40枚機(40ppm以上) 20人~50人程度の中小~大企業
50枚機以上(50ppm以上) 50人以上の大規模オフィス向け

 

それに加えて、自社に必要な機能が備わっているコピー機を選ぶことが大切です。

一般的なコピー機には「コピー」「スキャン」「プリント」「FAX」の4機能が備わっています。しかし、機能・性能は、機種ごとに異なります。

特に近年は、クラウドとの連携やパワーポイント等への変換など、多機能をウリにしている機種がありますが、オフィスによっては、それらの機能が不要な場合もあります。

事前に、どのような機能が必要か?または、どのような機能が備わっているか?を確認しておきましょう。

 

▼関連記事:「【会社設立時のコピー機・複合機の選び方】選定ポイント&おすすめメーカーは?」

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【保守】4つの保守サービス

 

メンテナンス

 

コピー機・複合機を導入する際に、メンテナンスに関連した事項として結ぶ契約が「保守契約」です。保守契約は一般的に以下の4種類あり、それぞれサービスや料金が異なります。

1. カウンターチャージ方式の保守契約

カウンター保守契約は、印刷枚数によって料金が変動します。

印刷するたびに「1枚あたり〇円」の費用がかかり、印刷した枚数分の料金を毎月支払います。カラー印刷は1枚10~15円程度、モノクロ印刷は1枚1~2円程度が相場とされており、モノクロ印刷の方が安く設定されています。

なお、印刷料金(カウンター料金)自体に、修理費用やトナー、メンテナンス費用が含まれているため、契約期間中の保守対応には別途料金が掛かりません。

現在、コピー機・複合機の保守は、こちらの「カウンター保守契約」が主流となっています。

2. トナーの購入と使用が条件の保守契約

キット保守契約とは、指定のトナーキットを購入・使用することが条件となっている契約です。

契約期間は、トナーキットの残量がなくなるまでか、5年間となっています。なお、原則としてトナーキットの購入以外に費用は掛からず、契約期間中の修理やメンテナンスなどの際も料金が請求されることはありません。

3. 年単位で契約する保守契約

年間保守契約とは、年単位で契約する保守契約です。

契約期間中は修理や部品交換などのメンテナンスが無償で受けられますが、契約年数分の保守費用を事前に一括で支払う必要があります。

A4機など、一部のコピー機・複合機では年間保守契約しか選べないこともあります。

4. 基本的にすべてが自己負担となるスポット保守

スポット保守は、上記3つとは異なり、基本的に保守契約を結ばないことと同義です。

故障やメンテナンスが発生しない限りは、印刷の際にも料金は掛からず、それが最大のメリットがある一方、故障が発生した際などは、その都度、自己負担で費用を支払わなくてはなりません。

場合によっては修理代が高額になってしまうので、あまりおすすめできません。

まとめ

今回の記事では、「【会社設立】業務用コピー機・複合機を導入するには?」と題して、コピー機を初めて導入する際に知っておきたい、3つのポイントをお伝えしました。

最後に、簡単にまとめます。

  • コピー機・複合機の導入方法は「リース」「レンタル」「購入」の3種類
  • 使用頻度と機能を見極めること
  • 保守は「カウンターチャージ方式」が主流
  • その他の保守タイプとして「キット方式」「年間保守契約」などがある