【ビジネスフォンとは?】一般電話との違いや便利な機能を解説!

【ビジネスフォンとは?】一般電話との違いや便利な機能を解説!

2021年6月30日
OA機器

ビジネスフォンとは?

ビジネスホン

 

ビジネスホン(ビジネスフォン)は会社設立時に必要なOA機器の一つです。

「一般的な電話機とは異なる」ことは何となく分かっていても、具体的にどのように異なるのか?などは分かりにくい製品です。

今回の記事では、会社でビジネスホンを導入する理由を、ビジネスホンの基本的な役割や機能を元に解説します。

ビジネスホンの仕組み

 

ビジネスフォン

 

ビジネスホンとは、会社などで使用される電話機のことですが、正確には電話機単体ではなく「電話機と主装置」のセットを指します。

また、一般家庭などで使用される電話機とは「機能面」で大きな違いがあります。まずは、ビジネスホンの仕組みについて図解を交えて、わかりやすく解説します。

ビジネスホンと一般電話の違い

家庭用の電話機とビジネスホンの大きな違いの一つとして「電話回線に対して接続可能な電話機の数」が挙げられます。

一般家庭の電話機であれば、電話回線1本に対して電話機1台を接続することができますが、ビジネスホンでは電話回線1本に対して、複数の電話機を接続することができます。

反対に、複数の電話回線を主装置で束ねて集約することも可能です。

この電話回線を制御して共有する働きを持っているものが「主装置」と呼ばれる装置です。電話機自体に搭載できない様々な機能を、主装置で補っているイメージです。

 

▼ビジネスホン(PBX)のシステム構築図(基本機能のみ)

ビジネスホンの仕組み

ビジネスホンとPBXの違い

ビジネスホンのことをインターネットで調べると、「ビジネスホン」の他に「PBX(Private Branch eXchange:構内交換機)」と書かれていることもあり、名称や表記がバラバラで、やや分かりにくく感じてしまいます。

どちらも電話を転送(割り振り)するなど、基本的な機能面は同じであるため、ひとくくりに「電話装置システム」と呼ばれることもありますが、厳密に言えば両者は異なるシステムです。

ビジネスホンとPBXの大きな違いは「主装置」に接続可能な「電話機」の台数です。

細かな仕様や定義はメーカーによって異なりますが、一般的には中小規模(回線数=数百人程度まで)の会社用電話装置システムを「ビジネスホン」、それ以上の規模の会社用電話装置システムを「PBX」と呼んでいます。

「PBX」では一般的な電話用途以外にも、大規模なコールセンターの使用に耐えうる機能性を持っており、「ビジネスホン」よりも高性能・高機能なシステムとされています。

ビジネスホンは機能を追加できる

ビジネスホン・PBXは、主装置にオプションの「ユニット」を追加することで機能をカスタマイズすることができます。

通常は「外線」や「内線」といったユニットがメインですが、下の図のように、コピー機に接続させて「FAX」に対応させることや、ドアホンなどの「ネットワークカメラ」などに対応させることも可能です。

このように、必要なユニットを追加することで、電話以外にも様々な機能を持たせることができます。

自社で必要な機能をあらかじめ確認しておき、ユニットを過不足なく調達・追加する必要があります。

 

▼オプション追加のイメージ図

ビジネスフォンのオプション

 

▼代表的なユニット例:

  • 外線ユニット:ISDN回線、アナログ回線、ひかり電話、050IP電話など
  • 内線ユニット:標準電話機、コードレスフォン(アナログコードレスフォン、 デジタルコードレスフォン、 電話機型コードレスフォン)。8内線や16内線が基本単位。
  • 単独電話機ユニット(単体ユニット):FAX、受付⽤電話機、ホテル客室電話機など。2台接続できる2単体電話機ユニット、4台接続できる4単体電話機ユニットが基本単位。
  • 拡張ユニット:ドアホンユニット、構内放送機、IP系・SIP系ユニット、電気施錠など

ビジネスフォンのメリット・デメリット

会社などで複数台の電話機を使用する場合は「ビジネスフォン(またはPBX)」を利用することが一般的です。

先に解説した通り、一本の回線を複数の電話機端末に共有することができますが、「この共有化にどのような利点があるのか?」などについて、もう少し具体的なメリットを解説します。また、ビジネスフォンのデメリットにも言及します。

メリット1:回線コストの削減

ビジネスフォン最大のメリットは「回線コストの削減」にあります。

一般家庭での回線契約は、通常1つの電話機に対して1つの電話番号を取得し、その電話番号(回線)に対して料金を支払う仕組みです。

一方、企業では社員ごと(あるいは部門ごと)に電話機が必要です。しかし、社内に必要な電話機の数だけ電話回線を契約してしまうと、莫大な費用が掛かってしまいます。

そのため「ビジネスフォン(PBX)」を設置し、少ない電話回線を複数の電話機に共有することでコストの削減を実現することができます。

メリット2:業務効率の向上

もう一つのメリットは、業務効率の向上です。

ビジネスフォンは一般的な家庭用の電話機とは異なり、会社業務に適した機能を多数搭載(オプションでの追加も可)しています。

通常の家庭用電話機では円滑な業務を行いにくい場面でも、ビジネスフォンであれば無駄なく業務効率を向上させることができます。

以下、ビジネスフォンの持つ一般的な機能を紹介します。

 

▼一般的なビジネスフォンの機能

  • 発信
  • 着信
  • 内線(社内通話)
  • 保留・転送機能
  • その他

※具体的な使用例を、アナログ回線3本収容、外線1から外線3までが使用可能なビジネスフォンを例に解説します。

発信

外線1から外線3まで、同一の「代表番号」で電話を掛けることが可能です。

どの外線番号から電話をしても、着信相手には同じ番号で通知されます。また、同一の「代表番号」で、同時に三者宛に発信することも可能です。家庭用電話では、同じ番号を使用しての同時発信はできないため、電話の順番待ちなど、時間のロスを防げます。

着信

「代表番号」宛への着信を、外線1~外線3いずれからも受電・応答することができます。

一般の家庭用電話では、着信は1社(1者)からしか受けられません。しかし、ビジネスフォンであれば、仮に外線1が通話中であっても、外線2で受電・応答できます。また、外線1と外線2が通話中の場合でも、外線3で受電・応答することができます。

※ただし、すべての外線(1~3)が通話中の場合は、着信ができません。

内線(社内転送)

部門、社員ごとに設定した番号を入力することで、内線電話機能(社内通話)を使用できます。

一般的な家庭用電話機では「外線」として扱われるため、電話料金が発生しますが、ビジネスフォンにおける「内線」は基本的に無料です。社内で電話のやり取りが多い環境などでは、大幅なコスト削減を実現できます。

保留・転送機能

外線で受電した電話を、保留として繋いだまま、内線を使って転送することができます。

担当者と別部門の社員が外部からの電話を受けた際も、折り返すことなく電話を繋げられることが特徴です。

その他

社員用の携帯電話などと連携させることで「リモートコールバック」や「外部転送機能」なども行うことができます。

また、ビジネスフォンによっては「モニタリング機能」を搭載しており、外部と社員間の通話を管理・監視することも可能で、顧客満足度の向上やクレーム対応時に役立ちます。

なお、ここで紹介した「その他の機能」は、導入する機器のメーカーや製品によって仕様が異なります。お問い合わせの際には、あらかじめ必要な機能を検討しておきましょう。

※たとえば、ナカヨのビジネスホンでは、介護系システムやホテル向けの製品が用意されているなど、特定の業種に特化したタイプもあります。

デメリット:システム構築費(導入費)

ビジネスフォンの導入における最大のデメリットが「導入費用(システム構築費)」です。

ビジネスフォンを導入する際は、電話機本体と主装置の購入だけではなく、技師による回線工事費用や電話の初期設定など、さまざまな費用が発生します。

一般的に、システム構築費は導入するシステムの規模(電話機の数など)によって異なります。

中小規模のオフィスでは数十万円程度ですが、大企業やコールセンター、拠点構築などの場合は数百万円から数千万円と高額な費用が発生します。

主装置や電話機など価格や工事費用を、相見積で比較することで、全体的なシステム構築費を下げられることもあるため、賢く調達・導入できるように、事前に複数の業者について調べておくことをおすすめします。

まとめ

今回の記事では、会社設立時に導入したいビジネスフォン(ビジネスホン)について解説しました。以下、簡単にまとめます。

  • ビジネスホンと家庭用電話機は「機能面」が大きく異なる
  • 「主装置+電話機」のセットを一般的に「ビジネスホン(またはPBX)」と呼ぶ
  • 主装置に収容可能な電話機の数が、少ないものをビジネスホン、多いものをPBXと呼ぶ
  • 中小企業はビジネスホン、大企業(コールセンター)などはPBXを導入
  • ビジネスホン(PBX)は、ユニットを追加することで機能をカスタマイズできる
  • 代表的なユニットとして「外線ユニット」「内線ユニット」「単独機能ユニット」「拡張ユニット」などがある
  • 会社設立時にビジネスホンを導入するメリットは「回線コスト削減」と「業務効率向上」の2点
  • 一方、ビジネスホン導入時のデメリットは「導入コスト」で、数十万円から数百万円かかることもある
  • 「主装置」と「電話機」の調達をどのように行うか?で、導入コストの圧縮が可能

 

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