【会社設立・事務所移転のOA機器】事務機器の種類と導入方法

【会社設立・事務所移転のOA機器】事務機器の種類と導入方法

2021年5月7日
OA機器

会社設立・会社移転に必要なOA機器

 

OA機器

 

OA機器とは「オフィス・オートメーション」を略した事務機器の総称です。

主に業務の自動化や業務効率向上のために使用される機器や設備のことを指しており、一般的には「パソコン」や「コピー機」などがオフィスに欠かせないOA機器として知られています。

こちらの記事では、会社を設立した際や会社を移転する時に必要なOA機器について、どのような種類の機器が必要なのか?など、現在の主流の機器を中心に紹介します。

1、パソコン・タブレット端末(業務全般)

代表的なOA機器として、まずは「パソコン」が挙げられます。

現代の仕事の仕組み上、「社員1人あたり1台のパソコンが必須である」と言われているほど、業務では欠かせないオフィスの中心的な役割を担うOA機器です。

現在は、働き方の多様化に加え、パソコンの製造技術が向上したことにより、様々なタイプのパソコンが存在します。

ここからは、主流となっている4タイプのパソコンを紹介します。

(1)デスクトップ型パソコン

 

デスクトップPC

出典:富士通

 

デスクトップ型パソコンは、最もポピュラーなタイプのパソコンです。

持ち運びができない「据え置きタイプのパソコン」であるため、本体が大きい点やディスプレイが別途必要な点など、多少のデメリットがある一方、ノート型のパソコンよりも性能が高く、様々な用途で使用することが可能です。

書類の作成はもちろんのこと、プログラミングやデザインなど、高スペックを必要とする幅広い業務に使用でき、導入することで自社内で出来る範囲が格段に広がります。

 

  • 用途:主に内勤職の社員(スタッフ)向けの端末として
  • 導入の目安台数:内勤職1人あたりに1台(1セット)導入するのが理想的
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(2)ノートパソコン(ラップトップPC)

 

ノートPC

出典:Panasonic

 

ノートパソコンは、現在使用されているパソコンとしては最も主流なタイプのパソコンです。

性能面は、デスクトップ型と比べて、やや劣る(場合が多い)ものの、持ち運びが可能で、さらに頑丈な点がノートパソコンの最大のメリットです。

また、持ち運べるタイプのパソコンの中では、操作性の面でも優れているため、外勤などがメインの営業職などでも広く普及しています。

 

  • 用途:主に営業などの外勤職の社員(スタッフ)向けの端末として
  • 導入台数の目安:PCの持ち出しが必要な社員に対して、1人1台支給できるのが理想的
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(3)コンバーチブルPC(タブレットPC)

 

コンバーチブルPC

出典:hp

 

近年、急速に導入が進んでいるパソコンが「コンバーチブルPC」です。

「2 in 1(ツーインワン)」タイプとも呼ばれるパソコンで、1台で2役をこなせる点が最大の特徴です。

通常時はノートパソコンとして使用しますが、液晶モニター部分を反転させて折りたたむことで、タブレット端末としての使用も可能となります。

社内ではノートパソコンとして使用し、社外(客先)などではタブレット用途として使用できる等、使用時のシチュエーションに合わせた利用が可能なため、内勤・外勤ともに区別することなく導入ができ、機器選定や機器の管理なども容易に行えます。

なお、性能自体は一般的なノートパソコンと同程度ですが、機器の構造上、ヒンジ部分の堅牢性はやや弱く、ノートパソコンの方が耐久性に優れていると言われています。

 

  • 用途:内勤・外勤職ともに使用可能なパソコン
  • 導入台数の目安:上記に該当する社員(スタッフ)に対して、1人1台支給できるのが理想的
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

(4)デタッチャブルPC(タブレットPC)

 

デタッチャブルPC

出典:Microsoft

 

「デタッチャブルPC」とは、先に紹介した「コンバーチブルPC」と同じ発想で開発されており、いわゆる「2 in 1」タイプのパソコンで、製品としては、Microsoft社が発売している『Surface(サーフェス)』が有名です。

コンバーチブルPCとの主な違いは「液晶画面だけを取り外して持ち運べる」という点です。

そのため、内勤・外勤ともに使用が可能な「コンバーチブルPC」とは異なり、どちらかと言えば営業職などの外勤向けで、メインのパソコンとは別の「サポート端末」の側面が強いという特徴を持っています。

より軽く・手軽に持ち運びが可能な点は大きなメリットですが、小型・軽量化された液晶画面(本体)内にCPUやメモリを積んでいるため、持ち運び時の連続使用時間は「ノートパソコン」や「コンバーチブルPC」より短い傾向にあります。

また、キーボード部分もソフトな作りになっており、使用感はあまりよくありません。

 

  • 用途:営業などの外勤職向けとして
  • 導入目安台数:PCの持ち出しが必要な社員に対して、1人1台支給できるのが理想的
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

2、サーバー(社内イントラ/オウンドメディア運用)

 

サーバー

 

「サーバー」は社内のイントラネットやオウンドメディアの運用などに必要です。

設立間もない企業や中小規模の企業など、イントラネットの構築が不要な場合や簡単な自社サイトの運用だけであれば「レンタルサーバー」で問題ないでしょう。

「レンタルサーバー」は、サーバーを運営している外部の企業から、ストレージ(容量)を借りる形式のため、自社内にサーバー専用のスペースを必要としません。

また、サーバーの保守費用も月額のレンタル費用に含まれており、自前でサーバーを調達・管理するよりもコストパフォーマンスが高いという特徴を持っています。

一方、規模の大きい企業では自社専用のシステム運用に「サーバー」を使用しているため、「サーバー自体」が重要な『基幹システム』になります。

基幹システムとしてサーバーを使用する場合は、定期的な保守だけではなく、サーバー専用の「サーバールーム」など、特別な環境が必要なので維持費が掛かります。その代わり、スペック面やセキュリティ面など、運用に則しては自由に構築することが可能です。

3、コピー機・複合機

 

コピー機

出典:キヤノン

 

業務上で必ず必要になる書類の印刷やコピーを行うために「複合機(コピー機)」も必要です。

コピー機は、導入する「会社の規模(使用者の人数)」や「使用用途(カラー印刷の有無/FAXの有無など)」「印刷枚数(月間の平均印刷枚数)」などを考慮しながら機器を選定する必要があり、さらに保守契約やリース時の審査など、導入までに少し面倒なことの多いOA機器でもあります。

 

  • 用途:プリントアウトやコピー、FAX用途として
  • 導入目安台数:使用者数などにより異なる
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

4、業務用プリンター(レーザープリンター)

 

ブラザー

出典:ブラザー工業

 

業務用コピー機だけでなく、モノクロ専用のプリンターなどを追加で導入する企業も増えています。

コピー機では、コピーやFAXなどスキャナを必要とする業務で使用し、書類の印刷などのプリントアウトはプリンターを使用するなど、用途によって使い分けられます。

こちらも、導入する「会社の規模」や「月間の印刷枚数」などを考慮する必要があります。また、導入方法も「リース」や「レンタル」など、様々な方法があります。

プリンターの併用を検討する場合は、コピー機と同時に導入した場合、どのようにコストが変わるのか?などを考慮すると良いでしょう。

 

  • 用途:プリントアウト用として
  • 導入目安台数:用途やコピー機の台数により異なる
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

5、電話(ビジネスホン/PBX)

 

ビジネスホン

出典:OKI

 

会社での業務用電話は「ビジネスホン(またはPBX)」と呼ばれています。通常は「主装置」と「電話機端末」が分かれており、この2つのセットを「ビジネスホン/PBX」と呼びます。

この企業向けの電話である「ビジネスホン/PBX」の最大の特徴は、1つの外線番号を複数の社員で使用できるように「番号を分散させて共有化(転送)」させることができる点です。

一般家庭と同様に「社員数=電話回線数」の契約をしてしまうと、莫大なコストが掛かるため、回線の契約数が少なくても複数の社員で電話を共有して使用できるように「ビジネスホン/PBX」が必要です。

なお、ビジネスホンもPBXも、電話を転送(割り振り)するなど、基本的な機能は同じですが、「主装置」自体に収容可能な「電話機」の台数が異なり、会社の規模によって導入する主装置が「ビジネスホン」なのか「PBX」なのか?が変わります。

細かな仕様はメーカーによって異なりますが、一般的には中小規模(回線数=数百人程度まで)は、「ビジネスホン」、それ以上の規模の会社では「PBX」といった区分です。

会社設立時など人数が少ない場合は「ビジネスホン」の導入で差し支えありません。

 

  • 用途:会社の電話業務用として
  • 導入台数:1セット(主装置+必要個数の電話機)
  • 導入方法:「リース」が一般的

6、コピーボード(ホワイトボード)

 

コピーボード

出典:PLUS

 

社内会議などで必要となるOA機器が「コピーボード」です。

一般的なホワイトボードでも問題ありませんが、業務用としてはプリントアウト機能やデーター転送機能付きの「コピーボード」を導入すると便利でしょう。

「コピーボード」は、ホワイトボードとプリンター・スキャナーが一体化した製品で、ボード上に書いた文字などをそのまま用紙に転写したり、サーバーやスマートフォンなどの端末に画像データーとして転送するなど幅広い活用が可能です。

プリンター部分を感熱式のプリンターにしているか?レーザープリンターにしているか?など、搭載している機能によって値段が変わるため、導入する際には用途を確認したうえで選定すると良いでしょう。

 

  • 用途:会議用途として
  • 導入目安台数:会議室や打ち合わせスペースの数と同数が理想的
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

7、プロジェクター(液晶モニター)

 

プロジェクター

出典:EPSON

 

会議や打ち合わせなど、パソコン上の資料を投影するために「液晶モニター」や「プロジェクター」が必要です。

打ち合わせのデスクなどではモニター(32インチ程度)で十分ですが、収容人数の多い大会議室などでは大型モニターを準備するよりもコストに優れた「ビジネス用プロジェクター」の導入をおすすめします。

なお、ビジネス用と家庭用では、プロジェクターの性能自体に大きな差はありませんが、空間の規模やスクリーンの大きさなどを考慮すると、会社に導入する場合は「輝度(きど)」の高いビジネス用プロジェクターの方が良いでしょう。

参考数値は、家庭用プロジェクターなら、輝度は一般的には1,000ルーメン程度、ビジネス用プロジェクターなら、輝度は2,000ルーメン以上となっており、ビジネス用プロジェクターの方がはるかに明るく投影することが可能です。

 

  • 用途:会議資料の投影など
  • 導入目安台数:会議室や打ち合わせスペースの数と同数が理想的
  • 導入方法:「リース」「レンタル」「買い取り」など

8、シュレッダー

 

シュレッダー

 

「プライバシーマーク」の取得を必須とされている業態だけでなく、個人情報の扱いなどにセンシティブな昨今、多くの企業にとってシュレッダーの導入は欠かせません。

しかし、一口にシュレッダーと言っても、実は様々な種類があります。

まずは、細断方式の違いです。細断方式には「クロスカット方式」や「スパイラルカット方式」などがあり、それぞれ「細断サイズ」も異なります。

細断方式×細断サイズが大きいと、書類をシュレッダーで細断しても、機密情報・個人情報部分などがそのまま残ってしまうことも懸念されます。

機種などで「細断方式」や「細断サイズ」などが異なり、選ぶことが難しいと感じる機器ですが、基本的には欧州規格(ドイツ規格協会)の「資料の廃棄レベル」を参考にすると良いでしょう。

この欧州規格は「DIN規格(DIN66399)」と呼ばれており、「個人情報」は「セキュリティレベルP-4カテゴリ」に位置付けられています。

この「P-4カテゴリ」をクリアできる細断方式は「クロスカット方式」で「細断サイズは面積160㎟且つ幅6㎜以下」とされています。

※さらに細かい「マイクロクロスカット方式」のシュレッダーもあります。

 

  • 用途:機密書類の廃棄
  • 導入目安台数:社内に1台、フロアに1台など
  • 導入方法:「リース」や「レンタル」「買い取り」など

OA機器はどのように導入したら良いか?

 

疑問

 

一般的に、会社内で使用するOA機器は「リース」や「レンタル」などで導入することが多く、「販売店」と呼ばれる事務機器専門店に依頼する方が良いでしょう。

様々な「販売店」がコピー機やパソコンをはじめとするOA機器全般を取り扱っています。

しかし「販売店」によっては提案力や知識が乏しかったり、価格が高かったり…と、必ずしも万全な対応をしてくれるとは限りません。

1社から見積もりを取得するのではなく、必ず相見積もりを取り、対応力や提案された機器のスペック・価格などを比較・検討することが重要です。

また、導入するOA機器によって契約先を個別に分けるのではなく、なるべく「契約先はまとめておいた方が良い」でしょう。

導入するOA機器ごとに「販売店」が分かれてしまうと、問い合わせの窓口や経費処理もバラバラになってしまい、業務効率の面や経理担当者の負担を考えると望ましい状況とは言えません。

「すべてA社にお任せ!」と、OA機器の窓口を一本化した方がスムーズです。

さらに、全てのOA機器を1社に任せることで、オフィスのトータルコーディネートを提案してもらえるため、より効率的なオフィス配置などの実現が可能です。

起業・設立の忙しい時期だからこそ、様々な販売店に問い合わせをして見積もりを取ることよりも、OA機器や業務用製品の見積書を、全国の様々な「販売店」に一括で請求できるサイトを利用するか、オフィス機器・オフィス製品専門のサイトに問い合わせることをお勧めします。

まとめ

今回の記事では『会社設立・会社移転に必要なOA機器』を中心にお伝えしました。

会社の設立時などは、様々なOA機器が必要になりますが、業務を円滑に進めるためには、どれも欠かせないアイテムです。

最後に、今回の記事の内容を簡単にまとめます。

  • OA機器は企業の業務効率化を進めるうえで必要な事務機器
  • 「パソコン」は必須で、用途により「デスクトップ」「ノートパソコン」などを使い分けると良い
  • サーバーは「レンタルサーバー」の契約がおすすめだが、社内システムを構築するなど、セキュリティやスペックを重視する場合は自社で管理する方が良い
  • コピー機とプリンターは印刷業務に必須。印刷量など様々な観点からセットで検討しよう
  • ビジネスホン・PBXは、導入する企業の規模によって、選ぶタイプが異なる(中小企業ではビジネスホンで十分)
  • ホワイトボードは多機能化しており、「コピーボード」と呼ばれる印刷やデータ転送のできる製品がおすすめ
  • プロジェクターや液晶モニターはパソコンの資料を投影する機器として必要
  • 機密書類の廃棄・セキュリティ保護の観点からシュレッダーは必要
  • OA機器は「リース」や「レンタル」での導入が可能
  • 販売店への見積もり依頼は、複数の業者に行うこと!
  • 契約窓口を一本化することで、管理がラクになる