【業務用シュレッダーの選び方】スペック表で見る7つのポイント

【業務用シュレッダーの選び方】スペック表で見る7つのポイント

2021年7月28日
OA機器

【開業のタイミングで用意!】業務用シュレッダーの選び方

シュレッダー

 

近年は、個人情報流出のニュースなどが頻繁に報道され、どのような会社を設立・開業するにしても、情報セキュリティに対しては高い意識が求められるようになっています。

顧客情報や機密情報を守るために、シュレッダーの導入を検討するオフィスも多いでしょうが、用紙を細かく切るだけではなく、セキュリティや効率性などを重視した業務用シュレッダーを検討する必要があります。

ここでは、自宅用のシュレッダーと業務用シュレッダーの違いや会社設立や開業の際にシュレッダーを選ぶ際のポイントなどを解説します。

さらに、業種や業務内容によっては適切に処理しなければならない書類の数が多いこともあるので、シュレッダー以外の処理方法についてもご紹介します。

業務用シュレッダーと家庭用シュレッダーの違い

 

shredder

 

シュレッダーは、機密情報が記載・印刷されている書類などを再現できないほど細かく刻む処理機器で、一般家庭向けにも多くの製品が販売されています。

価格は業務用と家庭用と比べると、家庭用の方が圧倒的に安いですが、一度に細断できる枚数や細断スピードなど『処理能力』に大きな違いがあります。

多くの家庭用シュレッダーは、同時に処理できる紙の数が10枚以下で、スピードも遅く、処理頻度や処理枚数が少ないことを想定して作られています。

その一方で、多くの業務用のシュレッダーは同時に10~20枚以上の紙を処理することができ、スピードも速く、処理頻度や処理枚数が多いことを想定して作られています。

また、耐久性も異なり、家庭用シュレッダーの寿命は1年程度が大半ですが(処理頻度や処理枚数によっては、もっと長く使うことができます)、業務用シュレッダーであれば、5年以上はメンテナンスをしなくても使い続けることができます。

業務用シュレッダーのスペック表の見方

一般的な家電やオフィス機器と同じように、シュレッダーにもスペック表があり、製品を選ぶ際の基準にすることができます。

一例として、アイリスオーヤマの公式サイトから、シュレッダーの仕様を見ていきましょう。

 

アイリスオーヤマのシュレッダー

出典:アイリスオーヤマ

 

最大用紙サイズ

業務用のシュレッダーは、A3あるいはA4ですが、卓上型やコンパクトタイプのシュレッダーは、ほとんどがA4です。

最大細断枚数

上記の表で、最大用紙サイズの横に書いてある数字は、最大細断枚数です。下記のシュレッダー(オートフィードシュレッダー)は自動タイプで、置いておくだけで良いので数字が大きいですが、手差しのタイプは、10枚~30枚程度が目安です。

 

アイリスオーヤマのシュレッダー

 

カットサイズ

「4×10」「4×34」などと書かれた数字が、細断後の紙の大きさです(mm)。数字が小さければ小さいほど、細かくカットされます。

「クロスカット」「マイクロクロスカット」と書かれているものは、カットの形状です。形状は主に以下のようなタイプがあります。

 

  1. ストレートカット
  2. クロスカット・マイクロクロスカット
  3. スパイラルカット

 

「ストレートカット」は、縦に切るカットの形状です。復元されやすい、紙クズがかさばる=ゴミの量が増えて頻繁にゴミ袋を交換しなければならない等の理由で、オフィス用としては、あまりおすすめできません。

家庭用であれば、ストレートカットのシュレッダーは安い製品が多いので、大事な部分を黒く塗りつぶす等の工夫をすれば問題ないでしょう。

「クロスカット」は、業務用シュレッダーの主流なカット形状で、縦×横に刻みます。縦×横に切るため、復元することが困難なため、機密書類の処分に最適です。「マイクロクロスカット」は、クロスカットよりもさらに細かく細断するカット形状です。

「スパイラルカット」は、2mm四方にカットする形状で、3つのカット形状の中では最も細かく切り刻みます。

※「ストレートカット」は縦方向のみなので、「〇×〇」ではなく、幅〇mmと表記されています。

 

ダストボックス容量

設置できるゴミ袋の大きさです。大きければ大きいほど、交換の手間が省けます。

メディア対応

用紙以外にも、シュレッダー可能なものが記載されています。例えば、「ホッチキス」と書かれている製品は、ホチキスを外さずにシュレッダーをすることができ、処理時間の短縮に繋がります。

本体サイズ

あらかじめ設置できるスペースの広さを確認しておきましょう。

型番・価格

説明は省略しますが、型番が分かっているとお問い合わせの際にスムーズです。

 

業務用シュレッダーの導入手段

社用車や複合機のように高額な製品ではないので、ほとんどのケースでは「購入」ですが、会社設立の際など、資金に余裕がないようであれば、レンタル会社から「レンタル」をすることも可能です。

ただし、その場合はレンタル会社が用意している在庫から製品を選ぶことになるので、希望通りのカット形状や処理能力のシュレッダーを設置できない可能性もあります。

業務用シュレッダー以外の処理方法

 

機密文書

 

自社でのシュレッダー作業を軽減したい場合は、廃棄の業者が引き取りに来る「回収サービス」大型シュレッダーを搭載したトラックによる「訪問出張サービス」があります。

どちらもシュレッダーしたい書類が大量に出た(あるいは定期的に出る)場合に最適ですが、自社で行うシュレッダー処理とは違い、その度に料金が発生するので、頻度や枚数を考慮して慎重に判断しましょう。

また、大型トラックによる「訪問出張サービス」の場合は、作業を行うための駐車場が必要になります。

業務用シュレッダーの失敗しない選び方

業務用シュレッダーを選ぶ時は、優先したい項目を明確にすることで、チェックしたいポイントが異なります。

たとえば、機密文書・機密書類をシュレッダーで処分したい場合はセキュリティ面を、顧客情報などの取り扱いがなく効率性を重視したい場合は最大投入枚数+細断速度+連続使用時間を、設置スペースが限られている場合はサイズを、などと重視したいことを洗い出し、それに関する部分を中心に調べましょう。

セキュリティ重視で選ぶ際のポイント

個人情報や取引先情報、営業秘密情報など、機密性の高い文書を多く扱う企業や、個人のプライバシーに強く関わるカルテや診断書・同意書等の取り扱いが多い医療・介護系の職場では、より細かく細断する「クロスカット」や「スパイラルカット」の業務用シュレッダーを選ぶと良いでしょう。

「クロスカット」は幅2~5mm、長さが10~50mmが主流ですが、数値が小さいほど細かく切り刻まれ、さらに細かい「マイクロクロスカット」方式(幅2mm以下)の業務用シュレッダーもあります。

もしくは、機密文書・機密書類が入った箱を未開封のままで溶解処理(溶けたように見えるまで解す処理方法)を行う廃棄業者の利用も検討する価値があります。

機密ボックスにGPS機能を付けられる業者、現金輸送車と同レベルの高いセキュリティを誇る専用車で運搬する業者など、業者によってセキュリティレベルは異なります。

ただし、専門業者を使った際の情報漏洩件数は非常に低いものの、決してゼロではありません。業者を選ぶ時は、安さばかりを重視せず、過去の事故件数や運搬方法などをしっかりと確認しましょう。

 

効率性重視で選ぶ際のポイント

ペーパーレスが浸透しており、あまり用紙を扱わないオフィスでは、効率性をそこまで気にする必要はありませんが、大量の機密文書・機密書類を日常的に取り扱う職場であれば、セキュリティ面の他にも、効率性=処理能力の高い業務用シュレッダーを選んだ方が良いでしょう。

スペック表で確認しておきたいポイントは「最大投入枚数」「細断速度」「連続使用時間」の3つで、たとえ「細断速度」に優れていても「最大投入枚数」が極端に少なければ処理能力には劣り、同じく「連絡使用時間」が短いと自動的にストップした後に冷却する時間が必要なため、なかなかシュレッダー作業が進みません。

幾つかの製品をピックアップした後で、この3つのポイントを比較してみましょう。

その他にも、ホチキスで留めてある書類が多い職場では、ホチキス針を外さなくても細断可能な業務用シュレッダーを選ぶと、処理前の準備が不要で、素早く作業を終えることができます。

また、効率性を重視する際も、紙ファイルやクリップ、綴じ紐、ホチキスのままで溶解できる「回収サービス」はおすすめで、処分の後にゴミ袋を交換したり、周辺を掃く作業も生じません。

 

設置スペースで選ぶ際のポイント

スモールオフィスやクリニック、店舗などでは、セキュリティや効率性と同じくらいに、シュレッダー本体のサイズも気になるポイントです。

また、限られた空間ほど、シュレッダー時に出る音にも注意が必要になるので、静音タイプのシュレッダーを選びましょう。

常に患者さんや来客があり、作動音が出ないシュレッダーを希望するのであれば、手動タイプの家庭用シュレッダーも候補に挙がるかもしれませんが、家庭用は処理能力が劣るうえに「ストレートカット」の製品が多く、セキュリティの面でも不安が残るので、箱に詰めて廃棄業者に依頼するだけの「回収サービス」を検討した方が現実的でしょう。

 

その他のポイント

ゴミ袋の交換頻度を減らしたい場合は、ゴミ箱の容量が大きい製品を幾つか選び(必然的に本体サイズも大きくなります)、さらに細かくカットされる方が、より多くの紙クズが入るため、細断サイズが小さい製品を選ぶと、ゴミ袋を交換する頻度が下がります。

その他にも、安全性や消費電力、レイアウト変更が多いオフィスならキャスター付きなど、自社に適したシュレッダーを選ぶポイントは様々あります。

 

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まとめ

今回は、業務用シュレッダーの性能と選び方を中心に、幾つかのポイントとおすすめの製品をお伝えしました。

処理する機密文書・機密書類の量が少ない or オートフィード機能が搭載されている業務用シュレッダーの購入であれば、処理作業の際にシュレッダーの前に付きっきりになることもなく、安全かつ迅速に機密情報を廃棄することができます。

シュレッダーで処理する方法の他に、段ボール等に詰めた機密文書・機密書類を未開封のままで処分する「溶解処理」も併用すると、本来の業務を妨げることなく、スムーズに機密情報を廃棄することができるでしょう。

最後に、簡単にまとめます。

  • 業務用シュレッダーは家庭用シュレッダーよりも処理能力が高く、耐久性にも優れている
  • 業務用シュレッダーの仕様は優先したい項目を重点的に確認しよう
  • 業務用シュレッダーは購入の他に、レンタル、回収サービス、出張細断サービスなどがある
  • セキュリティ、効率、サイズなど、重視するポイントは明確に!
  • 業務用シュレッダーを使った自社での処理と回収サービスの併用も◎