【業務用プリンターの選び方】製品選びの4つのポイント

【業務用プリンターの選び方】製品選びの4つのポイント

OA機器

業務用プリンターの選び方~大切な4つのポイント~

 

プリンター

 

業務用プリンターや複合機を導入する際に「どの機種を選ぶか?」は非常に大切な要素ですが、メーカーや機種が非常に多く、最適な1台を見つけることが難しい状況です。

機種の選定に時間が掛かってしまったり、販売店にお願いをしても的外れな提案をされたり…と、予想以上に手間や時間が掛かってしまうこともあります。

そこで、今回の記事では、オフィス関連の機器を選ぶ際に役立つ「4つのポイント」を紹介します。

【4つのポイント】業務用プリンターを選ぶ前に

オフィス機器だけでなく、家電製品を選ぶ際にも、漠然と「4つ」の事を考える人も多いのではないでしょうか。その4つとは「目的」「用途」「量・頻度」「期間」です。

これらの4つのポイントを意識せずに、または関連付けせずに選ぼうとすると迷いが生じ、最終的に価格ありきで選んでしまいがちです。

価格も重要なポイントでしょうが、価格面ばかりを重視し過ぎた結果、現場にミスマッチの機器を導入してしまった担当者を何人も見ています。

まずは、基本となる「4つ」のポイントについて紹介します。プリンターだけではなく、OA機器などを選定する前に、必ず確認しておきましょう。

【目的】なぜ導入するのか?

なぜ、導入するのか?は、最も重要なポイントです。

たとえば「プロジェクター」であれば「新しく会議室を作ったから」「利用している機器だと映りが悪いから」などが挙げられるでしょう。

プリンターも同様です。

たとえば「業務用複合機(大型コピー機)に印刷待ちの列ができているから」「部署ごとに配置したいから」などが目的として挙げられます。

当たり前に思われるかもしれませんが、意外にも「何のために必要なのか?」がブレていたり、漠然としているケースが多く、曖昧なままで機種選定を行うと、いざ導入した後にミスマッチを感じてしまう原因にもなります。

▼プリンター導入の主な目的:

  • 印刷(または従業員の数)が増えたから
  • モノクロ機のコピー機しかなく、カラーの印刷も必要になったから
  • 新たな機能が必要になった など

【用途】どのように使用したいのか?

導入する「目的」が明確になれば、次は「どのように使用したいのか?その用途は?」に焦点を当てましょう。

用途を明確化せずに機器選定を行うと、いざ設置した後に、細かな点で現場から不満が出たり、最悪の場合は「目的」を達成できないケースも考えられます。

再び例に挙げますが、プロジェクターの場合は「用途=画面を投映すること」ですが、これでは少し不足しています。

「映画や動画を投映する」なのか「プレゼン資料を投影する」なのかで、選択する機種も変わってきます。用途を深掘りすることで、現場の潜在的なニーズやウォンツが出てくるかもしれません。

このように「何をしたいのか?(何が出来たら良いのか)」を、細かく深掘りする必要があります。

プリンターやコピー機も「用途=印刷またはスキャン」などでしょうが、現場の声に耳を傾けると「写真を印刷したい」「細かい線を印刷する」「FAXは不要」など、より具体的な用途が浮かんでくるはずです。

▼主な用途:

  • 提案資料の印刷が増えた、印刷の時間を短縮したい
  • カラー印刷をしたい、グラフなどをカラフルしたい。
  • 提案資料の写真を綺麗に見せたい
  • 図面など細かい文字や線の印刷が多い
  • スキャンした名刺やデータを共有フォルダにしまいたい など

【量・頻度】どれくらい使用するのか?

「目的」「用途」を明確にしたら、次は「どれくらい使うのか?」の「量・頻度」を確認します。

この項目をしっかり検討しないと「目的」と「用途」を達成できなくなります。

こちらも、プロジェクターの例で考えてみましょう。

「デジタルサイネージとしてオフィスの受付に使用する。自社の広告などを絶え間なく投映したい」→このような目的と用途があったとします。

サイネージ用途で映像を流すだけであれば、ほとんどのプロジェクターが対応していますが、「1日のうち、どれくらい投影するのか」を無視してしまうと、連続投映に向き・不向きのポイントを見落としてしまったり、ランプの寿命を確認し忘れたり…などの懸念が生じます。

オフィスで使用する業務用のプリンターや複合機も、どれくらいの量を印刷するのか?(コピーするのか?)、何人で使用するのか?など、細かな点を確認することで「プリンターの印字速度はどれくらいが最適か?」といった重要な指標を導き出してくれます。

▼主な量・頻度:

  • 1日あたり10ページの提案書を10部印刷する
  • 会議用で毎日のように大量のコピーをする
  • 20人の職場で使用する など

【期間】どれくらいの期間使用するのか?

上記の「量・頻度」と関連する「期間」も、重要なポイントです。

業務用プリンターや複合機の場合、印刷枚数が非常に多いにも関わらず、安いからと言って低速の機器を導入してしまうと、業務効率が低下してしまいます。

また、3年間ほど使用したかったのに、使用量が耐久性を上回ってしまい、すぐに壊れてしまうなどのケースも起こりえます。このように、利用する期間を確認することで、プリンターの耐久性も「どれくらいのクラスが安全なのか?」が見えてきます。

また、プリンターは、消耗品の価格にも注意が必要です。短期的な利用では気にならない消耗品の価格ですが、長期的に見ると高額なランニングコストになるかもしれません。

▼期間:

  • 基本的には5年間の使用を想定している
  • 繁忙期などに使用したい など

【4つのステップ】業務用プリンターの選び方

  1. 目的
  2. 用途
  3. 量・頻度
  4. 期間

以上の「4つのポイント」をベースとした、プリンターの失敗しない選び方をお伝えします。

【目的】導入方法の(仮)決め

1、新規開業/起業などで、新設のプリンター・コピー機が必要となった

⇒業務用プリンターやコピー機の導入方法としてはリース契約が一般的です。ただし、新規開業などの場合は、リースでの審査が通りにくいなど、問題が生じることもあります。

リースの審査が通らなかったら、割賦購入やレンタルでの導入も検討しましょう。

レンタルの場合は、「定額制レンタルプリンターの比較サイト」なども参考にしてみましょう。消耗品代が掛からないプランなどが多いので、コストに変動がなく、安心して利用することができます。

 

2、既にあるリース機と併用し、業務効率改善をめざしたい(負荷分散)

⇒既にリース契約の機器がある場合などは、同じくリースでの追加導入も可能でしょう。また、コピー機にプラスしてプリンターを導入する場合は、購入やレンタルなどでも問題ありません。

【用途】プリンター・コピー機(仮)決め

1、必要な機能はプリントアウトだけなのか

  • プリントアウトだけであれば「単機能プリンター(SFP)」で良いでしょう
  • コピーやFAXなども必要な場合は「複合機(コピー機/MFP)」を選びましょう

 

2、メインで印刷する用途は、書類?写真?

  • 書類がメインの場合は「レーザー方式」を選びましょう
  • 写真印刷がメインの場合は、「インクジェット方式」を選びましょう

 

3、カラー印刷は必要か、モノクロ印刷だけか?

  • カラー印刷が必須の場合は、カラー印刷が可能なプリンターまたは複合機を選びましょう
  • モノクロ印刷だけならモノクロ機の方が安いですが、1枚でもカラー印刷をするようであれば、カラー機の方が安心です

 

4、A3用紙を使用するか?

  • A3用紙が必須の場合は、A3の単機能プリンターまたはA3の複合機を選ぶ必要があります。特にA3複合機は一般的に大型で高額です
  • A3用紙を使用しない場合は、A4のプリンターまたは複合機で良いでしょう

【頻度・量】印刷枚数などからインクタイプ or レーザータイプを決定

1、印刷枚数は多いのか?一日あたり数十枚~数百枚の印刷をする場合

⇒印刷枚数が多い場合は「レーザータイプ」の検討をおすすめします。機種にもよりますが、ほとんどの機種で「インクジェット」よりも高速出力が可能です。

 

2、印刷枚数が少ない場合

⇒印刷枚数が少ないようであれば「インクジェットタイプ」で問題ないでしょう。印刷速度は遅いですが、がサイズは小型で価格も比較的安価です。

【期間】最終的な判断(導入形態・機器選定)

1、短期間(スポット的)の利用

⇒「レンタル」での導入が適しています。ただし、レンタルプリンターのスペックはそれほど高スペックではありません。レンタル会社の商品から「目的」「用途」「頻度・量」などを達成できる機器を選択しましょう。

⇒目的や用途、頻度を達成できる場合は、価格が安いインクジェットプリンターの購入しても良いでしょう。

2、長期間(4年以上)での使用を前提

⇒個人事業主やスタートアップ企業以外であれば、業務用プリンターの導入には「リース」の方が向いています。

 

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まとめ

今回の記事ではオフィスで使用する業務用プリンター・複合機の選び方について4つのポイントを紹介しました。最後に、簡単にまとめます。

  • オフィス機器を選ぶ際は、4つのポイント「目的」「用途」「量・頻度」「期間」を明確にすること
  • 導入する「目的」を明確にすることで、導入後に現場とのミスマッチを防ぐ
  • どのように使用するのか?の「用途」を明確にすることで、現場の潜在的な「ニーズ」にも対応できる
  • 「量・頻度」は現場にマッチしたプリンターのスペック面を確認することが重要
  • 「期間」も上記「量・頻度」と同様に、スペック面を確認することが重要